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从传统招采向采购管理转型

文/

崔焱

采购管理具有集成性、系统性、协调性和同步性特征

崔焱

金融事业部副总裁 中化商务董事长、 总经理

2017年以来,中化商务抓住集团重 大产业项目——中化泉州100万吨/年乙 烯及炼油改扩建项目(以下简称“泉州乙 烯项目”)的契机,着力打造采购管理能 力。截至今年6月底,完成上百个采购项 目、2700多台套动静设备的采买工作,完 成约20亿元的全厂框架协议订单执行任 务,创造了同类项目节约人力和时间成本 50%的佳绩。

从程式型服务到知识型贡献

在服务泉州乙烯项目中,采购管理能力主要指框架协议采购管理能力,是与传统的招标采购服务能力截然不同的商务服务能力。从传统招标采购服务能力发展出采购管理能力,要经过业务模式创新、管理创新和组织创新等多重创新。

采购管理和传统招标采购服务的显著区别表现在从程式型服务到知识型贡献的转变。传统的招标采购活动多采用 一单一询、一单一招、一单一谈、一单一签的方式,招标公司作为撮合机制的组织实施者,虽然也需要特定领域的专业知识、文本编制等技巧,但至少从表象上看,它更多的是流程、程式的掌控者和主持者。同时,由于专家团队的存在,招标人员一般对撮合的内容触及不深。这就是招标公司经常被误解、被低估为“把不合理的东西合理化地走过场的组织者”的原因。

采购管理则不同,其具有集成性、系统性、协调性和同步性特征,由于要深度参与到项目全过程,采购管理者必须对小到采买物的价值工程学特征,大到项目的技术经济特征以及工程管理知识,都能有专业性的理解,还要就项目管理提出建议和实施方案。此时,采购管理团队实际上已经内化或部分内化了专家团队的功能。

采购管理和传统招标采购服务的区别还表现在从单环节服务到全过程咨询的转变。对于泉州乙烯项目这样大规模、长周期的工程建设项目来讲,完全采用传统的招标采购方式显然既不经济也不现实,而必须采用更为集约、更具整体统筹性的招采组织方式,“框架协议采购”应运而生。

在实践层面上,从代业主联络沟通总体院、设计院到协调组织总包商、分包商、供应商,从参与科研、技术审核、技术交流、编制请购文件和预询价文件等技术服务到催交、监造、催运、接报检等合同执行,中化商务采购管理团队全面参与其中,发挥了独特的作用,也从中练就了全链条采购服务能力。

最后,采购管理和传统招标采购服务的区别体现在从商务服务商到利益相关者的改变。在泉州乙烯项目中,中化商务采购管理团队根据采购物资的种类和业务范畴,设立了综合计划、设备、材料、仪表、电气、仓储、质量等小组,业务操作上嵌入业主方(中化泉州乙烯项目部物装部)对应的组织结构中,一个人员两个角色,根据需要参与业主采购工作日常调度和相关工作例会,并深入参与合同签订和执行的全过程,成为业主的“半个当家人”。这种组织设计,不仅有利于采购管理团队站在业主角度换位思考、精准把握客户采购需求,还有利于采购管理团队协助业主制定科学合理的整体采购计划、较好掌控采购节奏,并在调价机制中争取占据主动地位,为业主创造更大价值。

培育采购管理能力面临四重挑战

在一年多的实践中,培育采购管理能力对中化商务提出了一系列挑战,主要表现在四个方面:

一是整合资源与能力。工程建设咨询对能力素质的要求不仅综合要求高,而且点多面广、极其庞杂,仅靠自身力量发展出这些能力是不现实的,必须能有效整合全社会的资源和能力。吸纳工程设计院是最有效的途径。

二是招聘人员。能从事石油化工建设项目咨询的人员至少要有十年以上相关经验,中化商务经过数十次全国公开招聘最终录用的26名专业人员中,许多具有20年以上专业经验。

三是积累经验。在国内外同行业中,“框架协议采购”还是比较新的采购组织方式,对业主、承包商和服务商都是前所未有的挑战,只有在干中学,不断积累经验。泉州乙烯项目超过80%的框架协议采购模板都是靠中化商务采购管理团队通过自我努力完成的。

四是组织发展。其中既包括采购管理团队本身针对业主方需求和项目要求所进行的柔性组织建设和团队建设,也包括中化商务公司对采购管理团队的管理政策。

保驾护航产业发展

从中化商务服务泉州乙烯项目的实际效果看,采购管理能力对产业发展的保驾护航作用显著体现在三个方面:

一是优化生产组织方式。采购服务商和业主之间形成一种密切关系,这种关系中既存在市场交易机制、也存在科斯意义上的“内部化”或“半内部化”机制,且两者关系能够比较灵活地相机调整,从而带来交易成本的大量节约,保证了项目的工程进度。

二是改进技术经济指标。具体体现在:“框架协议采购”方式的运用,有利于项目技术标准化和采购标准化,提升项目建设和管理水平,为装置运行后期检维修等降低成本;有利于有效整合项目的物资需求,发挥规模采购优势,增强对价格、质量、售后服务的控制和资源锁定能力;因提前锁定了资源,有利于缩短采购周期;有利于集中使用采购资金,规避资金风险,提高采购资金的使用效率。

三是有效防控政治和财务风险。大型工程建设项目是反腐倡廉的重要风险点和风险多发点所在,商务服务商的介入本身为防控风险设置了一道屏障,而“框架协议招标采购”本身的系统性特征也无形中增强了其风险控制功能。

从传统招采服务到采购管理能力建设,这只是中化商务公司迈向“国际化综合商务服务商”、更好地服务集团内外产业发展的第一步。中化商务将加大大数据和人工智能的技术运用,进一步聚焦于集团内外重大产业项目和国内区域经济产业园区的政府客户及各类投资企业客户,做一站式集成服务的引领者,为产业发展提供高质量的综合性商务服务。

这只是中化商务公司迈向“国际化综合商务服务商”、更好地服务集团内外产业发展的第一步

泉州乙烯项目施工现场

 

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